水道用仕切弁、消火栓、空気弁の
清水工業株式会社

今日から梅雨に入りました。
雨の日は基本嫌いな社長の清水です。

さて、今月は業務システムについて
当社では、基本となる２つの業務システムを使用しています。
その一つで、WordやExcel等のofficeソフトやメール、業務データを保管する社内サーバー、
コミュニケーションの基盤等を担う「Microsoft 365」

このサービスは使い切れないほど多岐にわたります。
アプリやofficeは毎年アップデートされ、常に最新のものが使えます。

その中で当社が主に使っているのは以下の機能

Exchange・・・メール、カレンダーが利用でき各自の予定をoutlookで共有できます。
特にメールのバックアップ、複数デバイスでの利用、カレンダー機能は便利です。
予定はすべてここに入力し、PCやスマホから見られるようにしています。

Share Point Online・・・クラウド型社内サーバー、社内サイト
社内データの一元化し社内専用サイトを作り、データへのアクセスをなるべくわかりやすくしています。
もちろんアクセス権限設定も自由にできます。

Teams・・・コミュニケーション、チャット、オンライン会議、情報共有
データの共有や、簡単なやり取り、オンライン会議等に毎日使用しています。

Office・・・Word、Excel、Outlook、Power point等のオフィス系ソフト
複数デバイスに最新バージョンをインストールでき、Share Point Online との組み合わせで、同時閲覧や作業もできます。

当社での改善
・メールやofficeソフトのマルチデバイス対応、全員最新バージョンでの使用
・業務フローに合わせたデータの管理と共有、多様なアクセス
・気軽で効率の良いコミュニケーション
・予定表、タスクを共有し、共通の予定を明確化
・ペーパーレス化への環境構築
・アカウント、ライセンスの一元管理
・データのバックアップ環境
・パソコン入れ替え時の作業軽減

「情報化時代に対応できる業務のプラットフォームづくり」
アナログがまだまだ多い中小企業ですので、導入当初はなかなか覚えることも多く、
社員の皆さんも慣れるのに相当苦労されたかなと思います。
ただ、会社としてはこれから少しでも情報管理技術を身につけないと、
社会からの情報の要求に答えられなくなり、生き残っていけない時代かなと思います。
みんなで会社のITリテラシ－を上げ、情報化時代に付いていくべく思い切って導入しました。

「ITリテラシ－の向上」
私も、やりだすと単語の意味が分からない、設定したけど想定と動きが違う、
データ量が増えて低スペックのPCでは動作が遅く仕事にならない、
LAN回線の線やHUB、ルーターのスペックにも問題があるとか、管理やネットワーク構築の方でも試行錯誤をしています。

なんでもそうですが、とりあえず自分でトライして、問題が起こったら聞いたり、調べたら良いと思っています。
ネットで検索したら大抵の解決策は出ています。
それをまねして解決していく事を、ひたすら繰り返すことかなと思っています。
そうしていくうちに知識や経験も上がり、大抵のことは解決できるようになります。

また、IT関係は「解決」、「革新」、「感動」の宝庫です。
一年単位ですごいものがどんどん出てきます。
それらに少しでも触れる事は、我々が自分の事業領域で「解決」、「革新」、「感動」を提供するときの
基準やアイデア、センスに繋がります。
なので、予算に限界もあり難しい部分もありますが、
社員さんにそういったものに出来るだけ触れてもらう機会をこれからも作りたいと思っています。

今月、30年以上使ってきた構内放送用のアンプやチャイムを更新しました。
事務所には憧れのBOSE社製スピーカーを新たに設置！
「ちょっと良い音」でチャイムとラジオ体操、業務連絡が可能になりました笑