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2020年7月ブログ ペーパーレスを目的にしない

カテゴリ:ブログ, 新着情報, 更新情報 2020/07/04

当社も昨年ペーパーレス化に取り組みました。
目的は、紙の削減ではありません。
PL

・紙の配布や転送による人の無駄な移動を減らすこと※紙の移動=人の移動
・手書きによる複数回記入、印刷やスキャンなどの業務を減らし業務効率を上げること
・営業や管理職が帰社せずとも資料の確認と処理が出来て、仕事を進められるように出来る事
・データのデジタル化による劣化の防止と保管場所の削減によるスペースの有効活用

元々先月紹介した「Microsoft365」を導入していたので、
「データ」の保管場所(サーバー)は出来ていました。
次に必要になったのが、PDF等の電子データに書き込みしたり、
承認印を押したりするための「データ編集」ソフトです。
今まで、ペンで紙に書いたり、修正したり、データ印を押していたものをPC上で行う必要があります。

なりべく、紙でやっていたことをそのまま出来るようにしたいと導入したのが
富士ゼロックス社さんの「DocuWorks」(以下DW)というソフトでした。
元々、技術開発室が勝手に?独自に導入していたものがあり、
以前から勧められていたこと、使い方を分かっている人が社内にすでにいることから採用しました。
トレイ

「DWトレイ」というオプションもあり、PCのデスクトップ上にトレイのアイコンができ、
そこに書類が入るとトレイ書類の数の数字が出て、書類が回ってきたことを知ることも出来ます。

ワードやPDFデータを、DW様式のデータに変換することで、
承認用のデータ印を押したり、文字を加えたり、スタンプを押すことがデータ上で出来ます。
どの会社も契約書等に押すための実物スタンプ(有料)を作っていると思いますが、
同じようによく使う文言(氏名や住所、定型文)は、あらかじめスタンプ(無料)にしておくと
とても楽です。
DW

私は、会合や行事の出欠の返事を返す事が多いので、
「清水工業株式会社」
「会社の住所」
「代表取締役 清水 康裕」
「TEL、FAX」
「メールアドレス」
「〇(出席等に丸をするサークル)」
「させて頂きます。」
「=(二重線)」を何種類かの長さで
「御中、様」
をすべてスタンプにして、ほとんど字を打たずに返信FAXを作れるようにしています。

注意書きをメモにして張り付けたり、付箋を付けたり、ファイルやバインダーにまとめたりと、
現実で使っている文房具の多くが電子化されているというのがDWの特徴で、
使い勝手が良い部分なのだと思います。

私が一番便利だなと感じたのが、スタンプをすべてのページの同じ場所に複製できる機能で、
大量に承認印を押すときに使用しています。一番上に押して全ページに複製と指示すれば、
全部一瞬で押してくれるので、
中身のチェック(してる?笑 見るも見ないも権限です!)に時間を割けます。

導入して1年が経過しましたが、大幅に人の移動は軽減できたのではないかと思います。
以前は、1週間外出する営業の机の上には書類で埋め尽くされましたが、
今はほとんど紙が置かれることは無くなりました。
もちろん完全にペーパーレス化されていませんし、まだまだ課題はありますが、
1年目としては十分な成果だったかなと思います。

ちなみに、紙の使用量も1年で3割ほど削減されていました。
是非、ペーパーレスに興味のある方は取り組んでみてはどうでしょうか。






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